LE PLAN
DE
COMMUNICATION
Ce document a été réalisé par la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse
Conception, recherche et rédaction :
Judith Decelles
Julie Pontbriand
Lucie Poulin
Monik Audet
Directiondesprogrammesd’accèsàl’égalité
Production technique :
Josée Dubeau
Sous la direction de :
Louise Caron-Hardy,
Directricedesprogrammesd’accèsàl’égalité Novembre 2001
TABLE DES MATIÈRES
INTRODUCTION
La communication : un atout ............................................... 3 LE PLAN DE COMMUNICATION
Un changement à planifier................................................... 4 Les grandes composantes ................................................... 5 Les objectifs ............................................................ 6 Les publics cibles à rejoindre ..................................... 7
Les contenus à transmettre
et les modes de communication ................................. 9 Le calendrier des activités ........................................13
Les personnes responsables,
les ressources matérielles et budgétaires....................14 Leprocessusd’identification...............................................15 CONCLUSION
Nepascommuniquer,c’estencorecommuniquer..................16 ANNEXE.....................................................................................17
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INTRODUCTION
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‘information transmise à l’ensemble du personnels’inscrit parmi les conditions essentielles de réussite d'un programme d'accèsàl'égalité.L’outilquenousvousprésentonsaétéconçu afin de vous aider à élaborer un plan de communication adapté aux objectifs et aux particularités d’un tel programme. Il s’adresse plusparticulièrementauxpersonnesresponsablesdu dossierd’accèsàl’égalitédevotreorganisation.Noussouhaitons que ce document facilite, dès le départ, l’intégration des communicationsàl’ensembledesactivitésdevotreprogramme d’accèsàl’égalité.
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Un programme d’accès à l’égalité implique un changement organisationnel important dont tous les éléments doivent être planifiés. Parmi ceux-ci, on doit porter une attention particulière aux activités du plan de communication. Mentionnons qu’une communication bien orchestrée favoriseral’acceptationgraduelleduchangementàchacune des étapes du programme par chacun des membres du personnel. Les activités de communication occuperont une place importante lors de l’élaborationetdel’implantationduprogrammed’accèsàl’égalité.
Aumomentd’élaborerleplandecommunication,ilfaudraconsidérer certains aspects qui influenceront nécessairement la stratégie de communication etl’approcheàadopter.Qu’onpense,parexemple,à l’existence ou non d’une planification stratégique, à la structure organisationnelle et aux processus de prise de décision. Les responsablesdelamiseenœuvreduplandecommunicationdevront également tenir compte du contexte socio-économique, du rôle stratégique de l'organisation dans son milieu et de l'image qu’elle souhaite projeter.
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Un plan de communication est un outil qui doit permettre de renseigner le personnelsurle butd’un programme d’accèsà l’égalité,surles moyensmisenœuvrepourleréaliser,surl’évolutionduprogramme de mêmequesurl’atteintedesobjectifs.
Lespersonnesresponsablesduprogrammed’accèsàl’égalitédevraient tracer le plan de communication dès le début du programme, en prévoir lamiseenœuvredanslesmeilleursdélaisetsechargerd’enfaireune miseà jourpériodique.S’ilexiste un comité d’accèsà l’égalité dans votre organisation, il pourrait lui être soumis afin d'être validé et enrichi. De plus, la haute direction devrait soutenir et approuver le plan de communication pour ainsi accroître sa crédibilité.
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Le choix et la formulation des objectifs du plan de communication constituent des activités de première importance dont nous retrouvons des exemples dans le tableau suivant.
Tout en définissant les objectifs, il serait pertinent d'identifier les éléments qui pourraient entraver le déroulement du plan de communication afin d'apporter des ajustements rapidement.
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Lechoixdespublicsciblesdépendrad’aborddudegréderayonnement désiré et de certains facteurs stratégiques. Pour chacun des publics cibles, il faudra déterminer l'approche, le style et le contenu des communications. La connaissance des caractéristiques de chacun d’entreeuxestsouhaitableafind'atteindrelesrésultatsrecherchés.À cet égard, il faudrait se questionner sur les points suivants :
Les publics internes à l’organisation et,plus particulièrement, les personnes et les groupes qui auront un rôle déterminant à jouer dans le programme, devraient être les premiers informés. La collaboration despublicscapablesd’agircommeagentsmultiplicateursauprèsdes réseaux formels et informels de l’organisation sera un facteur supplémentairedesuccès.Enfin,ilseraopportund’identifiervosalliés ainsi que les publics susceptibles d’être moins favorables au programme.
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À titre d'exemple, les syndicats pourraient être régulièrement informés duprocessusquis’amorceetêtreconsultésaux différentes étapes du programme. Entantqu’interlocuteurs dans la démarche, ils pourraient devenir à leur tour des diffuseurs du programme, favorisant ainsi une véritable concertation.
À l'interne, nous pouvons regrouper les publics cibles de la façon suivante :
À l'externe, il est pertinent de considérer les publics cibles suivant :
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Les différents objectifs du plan de communication détermineront en grande partie les contenus ou les messages clés à transmettre, les modes de communication à privilégier de même que les résultats escomptésetatteints.Toutens’articulantselonlespublicscibles,nous
traiterons, entre autres, des aspects suivants.
L’engagement de la haute direction; par exemple, afin de concrétisercetengagement,envoyerune lettre à l’ensemble du personneletfaire le lancementofficieldu programme lorsd’une rencontre réunissant tout lepersonneldel’organisation.
Les objectifs reliésauprogrammed’accèsàl’égalité,auprocessus d’identification età l’analyse des effectifs;parexemple,afin de s’assurerdelacollaborationdupersonnel,rappelerlesobjectifsdu programme.
Les politiques et les directives concernant le respect du droit à l’égalitésansdiscrimination;parexemple,afinquelesgestionnaires maîtrisent les notions de base et connaissent leurs responsabilités respectives, concevoir un programme de formation à leur intention.
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L’accueiletl’intégration des membres des groupes visés; par exemple, afin de favoriser une intégration harmonieuse des membres des groupes visés, adopter et diffuser une politique contre le harcèlement.
La miseenœuvredupland’action; par exemple, afin de faciliter le recrutement des membres des groupes cibles, faire connaître l’existence du programme aux institutions d’enseignement, aux organismes spécialisés dans le placementet,s’ily a lieu,aux médiasd’information.
La promotion du programmed’accèsàl’égalité; par exemple, vous pourrez maintenir et stimuler l’intérêt de vos publics en utilisant des événements, tels que la Journée internationale des femmes et la Semaine interculturelle, etc.
Les contenus ou messages clés devraient être cohérents et transparents. La rigueur manifestée lors de la conception des messages destinés à chacun des publics cibles et lors de la sélection des médias d'information contribuera à véhiculer une image positive du programme d’accèsàl’égalitéetdesgroupesvisés.
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Lesmodesdecommunicationsontaussivariésqu’ilyad’organisations. Certaines privilégieront les communications écrites, d’autres les contacts directs. Les modes utilisés seront tributaires de plusieurs facteurs tels le budget, le nombre de personnes à rejoindre, l'échéancier de réalisation, etc. La personne responsable du programme d'accès à l'égalité devra également privilégier des modes de communication qui tiendront compte de la culture organisationnelle et des conditions d'accès aux différents modes.
Des exemples sont énumérés dans le tableau suivant.
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Enmettantl’emphasesurlescontactsdirectsendébutdeprogramme ou lors de son lancement (ex : au moment de compléter le question naire d'identification), cela favorisera l’adhésion de l’ensemble du personnelauprogrammed’accèsàl’égalité.Lescontactsdirectsseront particulièrementefficaceslorsqu’ils’agiradesolliciteroud’encourager la participation des employés à la démarche d’identification ou de sensibiliser les gestionnaires àl’importancedeleurrôledanslecadre duprogrammed’accèsàl’égalité.
En utilisant les contacts directs à titre de moyen de communication, les responsables de l’application du programme profiteront d’une rétroaction immédiate permettant d’identifier les principales préoccupations des publics cibles. Ce type de contact sera également pertinent dans le cas où les communications écrites seront susceptibles d'être ignorées ou moins accessibles aux publics cibles.
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Lecalendrierdesactivitésd’information ou de formation devrait être relié aux différentes étapes du programme d’accès à l’égalité.La communication étant un processus continu, le calendrier des activités devrait être révisé périodiquement et être suffisamment souple pour
permettre de s’adapterencasd’imprévus.Ilfaudracernerlesmoments propices pour accroître les bénéfices de vos communications et être prudent lors de changements importants, tels que les restructurations ou les fusions.
Au début de chacune des étapes, vous aurez à effectuer une mise à jour du plan de communication tout en tenant compte des nouveaux objectifs et des résultats atteints au cours des étapes antérieures.
En prévoyant des mécanismes de rétroaction pour chaque activité (ex : compléter une évaluation après une session de formation, effectuer un sondage via le journal interne, etc.) vous pourrez évaluer si vos objectifs ont été atteints et, au besoin, réajuster votre stratégie de communication.
Le rythme et la diversité des activités de communication sont des aspects qu’ilfaudra égalementconsidérer.La réussite d’un plan de communication réside en partie dans le dosage. La fréquence et la régularité sont des facteurs qui permettront de stimuler et de maintenir l’intérêt.
Votre plan de communication devrait prévoir, dans le temps, le déroulement des diverses activités de communication relatives au programme.
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La responsabilité de chaque activité de communication devra être confiéeàunepersonnechargéed’encoordonnerledéroulement.
Les coûts des ressources affectées aux activités peuvent varier considérablement. Certaines organisations feront appel à des firmes spécialisées en communication alors que d'autres disposeront de ressourcesàl’interne.Certainesactivitéspeucoûteusespourront avoir un large rayonnement (ex: affiches, rencontres avec les membres du personnel, etc.).
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La première étape du programme d'accès à l'égalité consiste à remplir le questionnaire d'identification. Cette étape qui précède l'analyse des effectifs est déterminante car elle vous donnera le portrait de vos effectifs, ce qui permettra de déterminer s'il y a ou non sous représentation des différents groupes visés. Afin d'assurer la réussite de ce processus, il est primordial que la distribution du questionnaire soit accompagnée d'informations qui traiteront des points suivants :
lesobjectifsduquestionnaired’identification
le rôle du questionnaire
la collaboration de tous les membres du personnel dans la démarche d’identification
la mention àl’effetquelequestionnaired’identificationestconforme à la Charte des droits et libertés de la personne aux fins d’un programmed’accèsàl’égalité
l’assurance que les renseignements recueillis serontstrictement confidentiels et ne seront connus que des personnes responsables del’analysedeseffectifs
les directives sur le retour du questionnaire (de préférence sous enveloppe scellée)à la personne désignée ainsique l’information sur le délai de retour
le nom, le titre et le numéro de téléphone de la personne responsableduprocessusd’identification
une invitation à formuler des commentaires ou des suggestions dansl’espaceprévuàcettefinsurlequestionnaire
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CONCLUSION
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ous anticipez des résistances au changement lors de l’intégration de membres des groupes visés dans l’organisationoulorsdelamodificationdecertainesrègles
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etpratiquesdevotresystèmed’emploi?Quellesquesoientles circonstances ou la manière dont ces résistances se manifesteront, vous pouvez certainement les atténuer en privilégiantuneattitudepositive,ouverteettransparente.C’est pourquoi il est important de consulter les membres du personnel etsesreprésentantsetde transmettre l’information adéquate concernant les diverses composantes, les modalités prévues et les résultats atteints dans le cadre du programme d’accès à l’égalité.
Si votre organisation choisissait de développer son programme en vase clos ou de transmettre au personnel une information minimale, elle véhiculerait implicitement le messagequ’ellen’a pasvraimentl’intention d’intégreràlaréalité del’organisation lesobjectifsetlesmesuresduprogrammed’accèsàl’égalité.En privilégiant la communication, au contraire, votre organisation s’inscritdanslavoiedel’ouvertureauchangement.
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UNE DÉMARCHE EN 7 ÉTAPES
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